Privātuma politika

Šajā dokumentā ir paskaidrots, kādus personas datus mēs apstrādājam, kāpēc, cik ilgi tos glabājam, kam tos nododam un kā jūs varat savas tiesības izmantot. Rakstīts vienkāršā valodā, bez izvairīgiem formulējumiem.

Spēkā no 2026. gada 4. septembra.

1. 1. Kas mēs esam
2. 2. Divas lomas: kad esam pārzinis un kad — apstrādātājs
3. 3. Kādus datus mēs apstrādājam
4. 4. Tiesiskais pamats
5. 5. Apakšapstrādātāji
6. 6. Datu nodošana ārpus Eiropas Savienības
7. 7. Cik ilgi datus glabājam
8. 8. Jūsu tiesības un kā tās izmantot
9. 9. Drošības pasākumi
10. 10. Paziņojums par mākslīgo intelektu
11. 11. Sūdzība uzraudzības iestādei
12. 12. Kā paziņojam par izmaiņām
13. 13. Kontakti un spēkā stāšanās

1. Kas mēs esam

Mājaslapu viediprocesi.lv un tajā piedāvātos pakalpojumus nodrošina:

• Sabiedrība ar ierobežotu atbildību «Ecotriumph»
• Reģistrācijas numurs: 44103102261
• Juridiskā adrese: Atpūtas iela 13, Cēsis, Cēsu novads, LV-4101, Latvija
• Reģistrēta 2015. gada 7. septembrī
• E-pasts: office@viediprocesi.lv

Turpmāk tekstā — «mēs». Ar personas datu apstrādi saistītos jautājumos rakstiet uz office@viediprocesi.lv; atbild uzņēmuma valde.

Mūsu galvenais pakalpojums ir mākslīgā intelekta telefona administratore, kas atbild uz uzņēmuma tālruņa zvaniem latviešu, krievu un angļu valodā un pieraksta, pārceļ vai atceļ vizītes kalendārā, kuru mēs uzturam. Šī politika attiecas gan uz mājaslapu, gan uz šo pakalpojumu.

2. Divas lomas: kad esam pārzinis un kad — apstrādātājs

Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (Regula (ES) 2016/679, turpmāk — VDAR) ir divas atšķirīgas lomas. Pārzinis izlemj, kāpēc un kā personas dati tiek apstrādāti — un atbild par to. Apstrādātājs apstrādā datus pārziņa uzdevumā, tikai pēc tā norādījumiem un tikai tam mērķim, ko pārzinis ir noteicis.

Mūsu loma mainās atkarībā no tā, par kuriem datiem ir runa.

2.1. Kad apstrādātājs esam mēs, bet pārzinis ir salons

Salona klientu dati — zvanītāja vārds, tālruņa numurs, informācija par pierakstu, sarunas ieraksts un transkripts — pieder salonam. Pārzinis ir salons: tas izlemj, kādus pakalpojumus piedāvāt, ko klientam jautāt un cik ilgi datus glabāt. Mēs šos datus apstrādājam tikai tāpēc, ka salons mums to ir uzdevis ar līgumu, un tikai tā, kā salons ir norādījis. Mēs tos neizmantojam saviem mērķiem un nepārdodam.

Piemērs. Anna piezvana frizētavai un piesakās uz matu griešanu piektdienas pēcpusdienā. Annas vārds, numurs un vizītes laiks ir frizētavas dati — frizētava ir pārzinis. Mēs tos tikai pieņemam pa telefonu un ierakstām kalendārā salona vārdā.

2.2. Kad pārzinis esam mēs

Par mūsu mājaslapas apmeklētāju datiem un par salona konta, abonementa un norēķinu datiem pārzinis esam mēs — šos datus mēs apstrādājam savā vārdā un savām vajadzībām.

Piemērs. Salona īpašniece aizpilda pieteikuma formu, noslēdz līgumu un katru mēnesi saņem rēķinu. Viņas vārds, e-pasts, uzņēmuma rekvizīti un maksājumu vēsture ir dati, par kuriem pārzinis esam mēs.

3. Kādus datus mēs apstrādājam

3.1. Mājaslapas apmeklētāji (pārzinis — mēs)

• Tehniskie pieprasījuma dati: IP adrese, pārlūkprogrammas un ierīces tips, atvērtā lapa, pieprasījuma laiks un rezultāts. Tie nonāk servera žurnālos automātiski.
• Dati, ko norādāt paši: vārds, uzņēmuma nosaukums, e-pasta adrese, tālruņa numurs un ziņas saturs, ja rakstāt mums vai aizpildāt pieteikuma formu.
• Sīkdatnes: izmantojam tikai tās sīkdatnes, kas nepieciešamas lapas darbībai un drošībai. Reklāmas, izsekošanas un profilēšanas sīkdatnes neizmantojam.

3.2. Salona konta un norēķinu dati (pārzinis — mēs)

• Kontaktpersonas vārds, uzvārds, amats, e-pasta adrese, tālruņa numurs.
• Uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese, darbības vietas.
• Abonementa dati: izvēlētā pakete, izmantoto minūšu skaits, rēķini, maksājumu statuss un vēsture.
• Pieteikšanās un lietošanas dati: e-pasta adrese, pieteikšanās saišu un darbību žurnāli jūsu kontā.

Maksājumu karšu datus mēs neredzam un neglabājam. Tos savā infrastruktūrā apstrādā Stripe (skatīt 5. sadaļu).

3.3. Zvanītāju dati (pārzinis — salons, apstrādātājs — mēs)

• Vārds, ko zvanītājs nosauc, un tālruņa numurs, no kura zvana.
• Pieraksta dati: pakalpojums, meistars, datums, laiks, vieta un piezīmes, ko zvanītājs lūdz pievienot.
• Zvana ieraksts un tā transkripts — sarunas teksta pieraksts.
• Zvana metadati: numurs, sākuma laiks, ilgums, sarunas valoda, iznākums (pieraksts, pārcelšana, atcelšana, ziņa salonam).
• Apstiprinājuma SMS vai e-pasta nosūtīšanas fakts un piegādes statuss, ja salons šo funkciju izmanto.

Administratore neprasa un nav veidota tā, lai vāktu īpašu kategoriju datus, piemēram, par veselību. Tomēr, ja zvanītājs sarunā tādus pieminēs pats, tie nonāks zvana transkriptā. Tieši tāpēc transkriptus glabājam īsu laiku un piekļuve tiem ir ierobežota — skatīt 7. un 9. sadaļu.

4. Tiesiskais pamats

Datus, par kuriem pārzinis esam mēs, apstrādājam uz šāda pamata:

• Līguma izpilde (VDAR 6. panta 1. punkta b) apakšpunkts) — konta izveide un uzturēšana, pakalpojuma sniegšana, rēķinu izrakstīšana, atbalsts, saziņa par pakalpojuma darbību. Ja šos datus nesniedzat, līgumu izpildīt nevaram.
• Juridisks pienākums (6. panta 1. punkta c) apakšpunkts) — grāmatvedības un nodokļu dokumentu sagatavošana un glabāšana normatīvajos aktos noteiktajā termiņā.
• Mūsu leģitīmās intereses (6. panta 1. punkta f) apakšpunkts) — sistēmas un tīkla drošība, ļaunprātīgas izmantošanas un krāpšanas novēršana, servera žurnāli, kļūdu diagnostika, pakalpojuma kvalitātes uzlabošana un saziņa ar esošajiem klientiem par pakalpojumu. Katrā gadījumā izsveram, vai šī interese nav pretrunā ar jūsu tiesībām un brīvībām; jums ir tiesības šādai apstrādei iebilst (8. sadaļa).
• Jūsu piekrišana (6. panta 1. punkta a) apakšpunkts) — tikai tur, kur to skaidri lūdzam, piemēram, ja izvēlaties saņemt informatīvus e-pastus. Piekrišanu varat atsaukt jebkurā brīdī; atsaukums neietekmē līdz tam veikto apstrādi.

Datiem, kuros mēs esam tikai apstrādātājs (zvanītāju dati), tiesisko pamatu nosaka salons kā pārzinis — parasti tā ir līguma izpilde vai sagatavošanās līgumam ar klientu un salona leģitīmās intereses uzņēmuma darbības nodrošināšanā. Mūsu tiesiskais pamats šos datus apstrādāt ir rakstisks datu apstrādes līgums ar salonu (VDAR 28. pants).

5. Apakšapstrādātāji

Pakalpojuma sniegšanai izmantojam šādus pakalpojumu sniedzējus. Katrs no tiem redz tikai to datu daļu, kas nepieciešama viņa uzdevumam.

Ar katru apakšapstrādātāju ir noslēgts datu apstrādes līgums, kas tiem uzliek tādus pašus pienākumus, kādus esam uzņēmušies mēs. Ja plānojam pievienot jaunu apakšapstrādātāju vai nomainīt esošo, saloniem par to paziņojam iepriekš, lai tie varētu iebilst — skatīt 12. sadaļu.

6. Datu nodošana ārpus Eiropas Savienības

Lielākā daļa mūsu infrastruktūras atrodas Eiropas Savienībā: serveri un datubāze — Francijā, SMS sūtīšana — Latvijā, maksājumi — Īrijā. Taču daļa apstrādes notiek ārpus ES, un mēs to sakām tieši, nevis noklusējam.

6.1. OpenAI — zvanu audio un transkripti

Telefona administratores dzirde un runa balstās uz OpenAI modeļiem. Tas nozīmē, ka zvana audio un no tā izrietošais transkripts tiek nosūtīts apstrādei OpenAI infrastruktūrā, kas šobrīd atrodas ārpus Eiropas Savienības.

Mēs nesolām, ka «dati paliek ES robežās» — attiecībā uz balss apstrādi tā nebūtu taisnība, jo ES reģiona risinājuma šai apstrādei mums pašlaik nav. Ja tas mainīsies, mēs šo politiku papildināsim un saloniem paziņosim.

Nodošanas aizsardzības pasākums: Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas (VDAR 46. panta 2. punkta c) apakšpunkts), kas iekļautas mūsu līgumā ar pakalpojuma sniedzēju, kopā ar līgumisku aizliegumu izmantot mūsu nodotos datus modeļu apmācībai. Papildus mēs samazinām nododamo datu apjomu — administratorei netiek nodota salona klientu vēsture vai citu zvanu saturs.

Ja šāda apstrāde jūsu salonam nav pieņemama, pasakiet to mums pirms līguma slēgšanas: bez šīs apstrādes balss administratore nedarbojas, un labāk to noskaidrot uzreiz.

6.2. Resend un Cloudflare

Darījuma e-pastu sūtīšana un DNS pakalpojums arī daļēji notiek ārpus ES/EEZ. Arī šeit nodošanas pamats ir standarta līguma klauzulas. Šiem pakalpojumiem tiek nodots minimums: e-pasta adrese un ziņas saturs; DNS pakalpojums zvanu un pierakstu saturu neredz.

7. Cik ilgi datus glabājam

Beidzoties līgumam, mēs nododam salonam tā datus, žurnālus un dokumentāciju un palīdzam pāriet uz citu risinājumu. Pēc nodošanas mūsu sistēmās esošos salona klientu datus dzēšam vai neatgriezeniski anonimizējam, izņemot to, kas mums jāsaglabā normatīvo aktu dēļ.

8. Jūsu tiesības un kā tās izmantot

Neatkarīgi no tā, kurš ir pārzinis, jums ir šādas tiesības:

• Piekļūt saviem datiem (VDAR 15. pants) — uzzināt, vai un kādi dati par jums tiek apstrādāti, un saņemt to kopiju.
• Labot datus (16. pants) — ja tie ir neprecīzi vai nepilnīgi, piemēram, nepareizi uzrakstīts vārds vai numurs.
• Dzēst datus (17. pants) — ja tie vairs nav vajadzīgi mērķim, kuram tika iegūti, vai ja atsaucat piekrišanu.
• Ierobežot apstrādi (18. pants) — piemēram, kamēr tiek pārbaudīts, vai dati ir precīzi.
• Saņemt datus pārnesamā formā (20. pants) — strukturētā, mašīnlasāmā formātā, lai nodotu citam pakalpojuma sniedzējam.
• Iebilst pret apstrādi (21. pants) — īpaši tad, ja apstrāde notiek uz leģitīmo interešu pamata.
• Atsaukt piekrišanu (7. panta 3. punkts), ja apstrāde balstās uz to.

8.1. Ja esat salona klients un zvanījāt uz salona numuru

Vērsieties pie salona — tas ir jūsu datu pārzinis. Salons zina, kādi dati par jums ir, un var tos labot vai dzēst.

Ja nezināt, kā ar salonu sazināties, vai salons neatbild, rakstiet mums uz office@viediprocesi.lv. Mēs jūsu pieprasījumu bez liekas kavēšanās pārsūtīsim salonam, paziņosim jums, ka tas ir izdarīts, un palīdzēsim salonam to izpildīt tehniski. Paši mēs jūsu datus neizsniegsim un nedzēsīsim bez salona norādījuma — kā apstrādātājam mums nav tiesību patstāvīgi rīkoties ar pārziņa datiem.

8.2. Ja esat mūsu klients vai mājaslapas apmeklētājs

Rakstiet uz office@viediprocesi.lv un norādiet, ko vēlaties. Pieprasījums ir bez maksas. Atbildam viena mēneša laikā (VDAR 12. pants); sarežģītos gadījumos šo termiņu drīkstam pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to jūs informējot un paskaidrojot iemeslu. Lai nenodotu datus svešai personai, mums var būt nepieciešams pārliecināties par jūsu identitāti.

9. Drošības pasākumi

• Savienojumi ar mūsu serveriem — šifrēti (TLS). Datubāze atrodas ES un nav pieejama no publiskā interneta.
• Katram salonam ir sava nodalīta datu telpa. Viena salona lietotājs neredz cita salona klientus, pierakstus vai zvanus.
• Piekļuve datiem ir tikai tiem mūsu darbiniekiem, kuriem tā nepieciešama darba pienākumu veikšanai; katram ir savs konts, un piekļuve tiek žurnalēta.
• Zvanu transkripti tiek automātiski dzēsti pēc termiņa beigām, nevis glabāti «katram gadījumam».
• Regulāras rezerves kopijas un to atjaunošanas pārbaude.
• Datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā mēs bez nepamatotas kavēšanās informējam salonu kā pārzini un, ja to prasa likums, Datu valsts inspekciju 72 stundu laikā (VDAR 33. pants).

Neviena sistēma nav pilnīgi droša, un mēs nesolām absolūtu drošību. Solām samērīgus, pārbaudāmus pasākumus un godīgu paziņojumu, ja kaut kas notiek.

10. Paziņojums par mākslīgo intelektu

Uz zvanu atbild mākslīgā intelekta administratore, nevis cilvēks. Katras sarunas sākumā tā to pasaka skaidri — pirms tiek uzdots pirmais jautājums. Zvanītājs nekad netiek maldināts, ka runā ar salona darbinieku.

Zvanītājs jebkurā brīdī var lūgt sazināties ar cilvēku; tādā gadījumā administratore pieņem ziņu un nodod to salonam.

Šī prasība izriet no Eiropas Savienības Mākslīgā intelekta akta (Regula (ES) 2024/1689), kas nosaka, ka cilvēkam ir jāzina, kad viņš sazinās ar mākslīgo intelektu.

Mēs neveicam automatizētu lēmumu pieņemšanu, kas jums radītu juridiskas sekas vai citādi būtiski jūs ietekmētu (VDAR 22. pants), un neveicam profilēšanu. Administratore pieraksta, pārceļ un atceļ vizītes un pieņem ziņas — nekas vairāk. Zvanu ieraksti un transkripti netiek izmantoti mākslīgā intelekta modeļu apmācībai.

11. Sūdzība uzraudzības iestādei

Ja uzskatāt, ka jūsu dati tiek apstrādāti nepareizi, vispirms rakstiet mums uz office@viediprocesi.lv — visbiežāk to var atrisināt ātri.

Jums ir arī tiesības iesniegt sūdzību uzraudzības iestādei:

• Datu valsts inspekcija
• Rīga, Latvija
• www.dvi.gov.lv

Ja jūsu dati ir salona klienta dati, sūdzība parasti iesniedzama par salonu kā pārzini, taču jūs varat vērsties arī pret mums kā apstrādātāju.

12. Kā paziņojam par izmaiņām

Politika laika gaitā mainās — piemēram, ja nomainām apakšapstrādātāju vai pievienojam jaunu funkciju. Rīkojamies šādi:

• Būtiskas izmaiņas — jauns apakšapstrādātājs, jauns apstrādājamo datu veids, izmaiņas datu nodošanā ārpus ES vai glabāšanas termiņos — paziņojam saloniem pa e-pastu vismaz 30 dienas iepriekš, lai tie varētu iebilst.
• Nebūtiskus labojumus (formulējumi, precizējumi) publicējam šajā lapā, nomainot spēkā stāšanās datumu.
• Iepriekšējās redakcijas izsniedzam pēc pieprasījuma.

13. Kontakti un spēkā stāšanās

• Sabiedrība ar ierobežotu atbildību «Ecotriumph», reģistrācijas numurs 44103102261
• Atpūtas iela 13, Cēsis, Cēsu novads, LV-4101, Latvija
• office@viediprocesi.lv

Šī redakcija ir spēkā no 2026. gada 4. septembra.

← Atpakaļ uz sākumlapu